采购业务控制

采购业务控制

一、采购业务控制目标

1、建立健全采购业务预算与计划管理机制，确保采购业务纳入预算管理，按照计划办理采购业务；

2、建立采购管理、资产管理、财务管理、内部审计、纪检监察部门协调制约机制，对采购业务活动实施归口管理，确保采购业务申请适应资产存量情况、符合资产配置标准要求、符合预算指标额度；

3、加强对采购业务项目验收的管理，确保采购工作达到预期目标，保证学院采购业务工作的顺利开展；

4、严格采购信息管理，防止机密信息泄露。

二、相关部门工作职责及任务清单

三、采购业务不相容岗位

按照不相容岗位分离原则，采购业务管理的不相容岗位主要包括：

1、采购预算的编制与审定；

2、采购需求制定与内部审批；

3、招标文件准备与复核；

4、合同签订与验收；

5、验收与保管；

6、付款审批与付款执行；

7、采购执行与监督检查。

四、采购业务风险清单

    采购业务控制主要包括采购预算与计划、采购活动管理、验收与付款、采购档案管理等环节，各环节主要风险点如图所示。

    表1采购预算计划管理风险清单

    表2采购活动管理风险清单

    表3验收与付款风险清单

    表4采购档案管理风险清单

    五、采购业务流程

1、经批准的采购预算下达业务部门，业务部门根据工作计划编制采购计划，提出采购申请；

2、资产管理部门组织论证；

3、财务管理部门对项目经费来源进行审核；

4、采购管理部门组织采购：政府集中采购目录以内及限额以上的，委托外部集中采购机构招标采购。否则，由招标办组织采购；

5、采购管理部门发布中标公告，发出中标通知书，与中标单位签订合同；

6、使用部门根据招投标文件和中标通知书，与中标单位签订合同；

7、资产归口管理部门组织验收，出具验收报告；

8、财务处根据合同、验收报告、入库单及采购发票等原始票据，依据相关财务管理制度付款。

9、资产归口管理部门做好归档工作。

采购业务管理基本流程如图5所示

    图表5

采购业务管理基本流程

    六、采购业务控制

（一）采购预算与计划业务控制

1、预算与计划业务控制职责与权限

（1）业务部门。依据实际需求申报本部门预算建议数；依据批复的采购预算按季度编制采购计划，填报采购业务计划表；根据批复的计划提出采购业务申请；对采购文件进行调整、修改及确认；按照同级财政主管部门的批复及工作需要编制采购计划。业务部门编制采购计划必须符合相关要求，主要包括：一是编制采购计划时应当注重采购的规模效应，同一季度内对同一采购品目尽量不安排两次以上采购计划；二是业务部门不得将应当公开招标方式采购的货物或者服务化整为零，或者以其他任何方式、理由规避公开招标，在一个年度内采用公开招标以外的方式重复采购相同货物或服务两次以上，资金总额超过公开招标数额标准的，视同化整为零规避公开招标。
（2）资产归口管理部门。依据年度工作计划、资产存量、资产使用绩效及资产配置标准审核使用部门提交的采购预算建议数、采购计划、采购申请；针对专业性很强的重大项目采购组织立项论证。
（3）采购管理部门。审核使用部门采购计划，审核资产配置项目论证情况，审核采购计划是否注重规模效益，是否存在化整为零规避公开招标的现象。
（4）财务管理部门。负责编制汇总采购预算、采购计划，从预算指标额度控制的角度进行汇总平衡，形成采购预算草案，报相关决策机构审定、报同级财政主管部门审批后，下达各业务部门执行；负责汇总审核采购计划，重点审核采购计划资金落实情况，审核采购计划是否在批复的预算范围内，包括是否与预算审核通过的购置需求一致，是否与同级财政主管部门批复通过的采购预算中的采购数量和资金来源对应；及时转发同级财政主管部门有关管理规定及采购业务相关信息；审核各业务部门申报采购的相关资料，确定资金来源。
2、预算与计划工作流程

经财政部门批复的采购业务预算下达业务部门，业务部门根据年度工作安排提出采购计划，填写立项申请表，重大项目需经资产管理部门组织可行性论证并就资产是否超标准超规模配置签署审核意见。采购计划经财务管理部门审核、采购管理部门审核、采购领导小组审核，由分管采购的校领导审批后执行，重大采购项目需经党委会审核后方可实施。

预算与计划工作流程如图6所示。

图表6

采购计划编制流程

（二）采购实施业务控制

1、采购实施业务职责与权限

（1）业务部门。根据批复的预算及下达的采购计划提出采购申请，填写《采购项目登记表》，明确资金来源、采购项目分类（货物、服务、工程类采购）、需求日期、采购方式等。采购业务确定为公开招标方式采购的，负责招标文件技术标准的编制。参与采购合同的签订，按照合同提出资金支付申请。

（2）采购管理部门。一是负责招标文件商务标的编。按规定的格式内容在同级财政主管部门制定的采购业务信息发布媒体上发布采购业务信息，提高采购业务的透明度。二是负责采购申请的审核。审核内容主要包括：申请是否符合采购计划；成本是否控制在预算指标额度内；是否进行市场调查（参数是否公允，定价是否合理）；采购业务定价是否接近国家有关标准。三是负责对进口产品、变更采购方式的审核。四是确定采购方式。五是督促业务部门依法订立和履行采购合同。

（3）财务管理部门。一是审核采购申请对应资金落实情况。二是审核招标文件及采购合同付款方式等事项。
（4）资产管理部门。一是审核采购申请对应资产是否超规模超标准配置，确保采购申请适应资产存量情况，符合预算指标额度。二是指导和监督业务部门依法订立和履行合同。
2、采购实施业务工作流程

（1）审核批准的项目实施申请表交采购管理部门实施，属于政府集中采购目录范围内的采购由集中采购机构组织采购，采购业务目录以外限额以内的实行校内采购。
（2）采购方式确定为由校外集中采购机构公开招标时，由采购管理部门负责招标文件审查与会签，确定校内专家人选，负责接收中标结果，经业务部门确认后，由外部集中采购机构发布预中标公告。
（3）采购方式为校内公开招标方式时，由采购管理部门负责编制标书，接受投标报名，审查投标人资格，确定投标人名单，发出招标文件。根据需要对投标人进行考察，组织招标文件答疑，确定评审专家组成员，组织开标、评标，经公示后确定中标人，发出中标通知书。
（4）采购方式确定为校内邀请招标时，采购管理部门负责编制标书，通请供应商参与投标，发出招标文件，组织招标答疑，确定评审专家成员，组织开标、评标，经公示后确定中标人，发出中标通知书。
（6）采购方式确定为校内竞争性谈判时，组织成立谈判小组，制定谈判文件，进行一轮或多轮谈判，确定供应商，发出中标通知书。
（7）采购方式确定为校内询价采购时，组织成立询价小组，制作询价单，组织询价，确定供应商，发出中标通知书。
（8）采购结束，根据中标通知书签订采购合同。招标管理部门督促合同执行，保证项目如期完成。

采购管理实施业务工作流程如图7所示。

图表7

采购管理业务工作流程图

小于8万

否

是

（三）验收与结算业务控制

1、验收与结算业务职责与权限

（1）使用部门。全程参与验收工作，首先对照合同条款针对采购物资或工程项目的质量、数量及技术指标等进行初步验收，并在新购固定资产质量技术验收报告上签字，提请资产管理部门进行验收。负责申请登记资产，持采购发票、检验报告、验收证明等材料提出付款申请。

（2）资产管理部门。依据验收制度、招投标文件、合同等相关文件组织验收，出具验收报告。对验收报告的真实性、合法性进行重点把控，重点检查合同履约情况。
（3）外部集中采购机构。大型或者复杂的采购项目，可由外部集中采购机构邀请国家认可的质量检测机构组织验收。
（4）计划财务处。按照货币资金管理的有关规定办理采购付款业务；财务管理部门在付款时，应当对采购合同约定的付款条件、采购发票、检验报告、验收证明等相关资料的完整性和合法性进行严格审核；在完成必要的审批审核程序后，及时办理统一支付的手续，确保合同如期履约。
2、验收与结算工作流程

（1）使用部门根据招投标文件，合同对货物、工程及服务进行初步验收；

（2）资产归口管理部门在初验基础上组织专家进行验收，出具验收报告，办理资产入库手续；
（3）计划财务处根据合同、验收报告、资产入库单、付款申请等办理支付手续。
验收与付款业务工作流程如图表8所示。

图表8

验收与付款业务流程

（四）采购档案管理

1、采购档案管理原则

（1）全面性。档案必须按照归档内容要求收集、整理、立卷、装订和编制目录，以保证项目档案的标识清晰有效。
（2）客观性。档案必须真实客观地反映采购业务的全过程，关键内容不得涂改、调换、遗失、残破。
（3）保密性。采购资料以及整理到位的档案不得随意借出。
2、采购档案管理内容

由资产归口管理部门牵头，组织业务部门、财务管理部门等部门，按照国家规定的事项、程序和要求做好采购业务质疑投诉答复工作，并对答复过程中形成的各种文件进行归档。
资产管理部门负责采购业务涉及的相关资料归档工作，采购业务相关资料主要包括：采购业务预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等。定期对采购业务信息进行分类统计，并在年内通报。
对于涉密的采购业务项目，学校应当与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设置保密条款，通过这种方式明确供应商或保密机构责任，从而加强对涉密采购项目的安全保密控制。

七、采购业务控制相关制度

1、江苏食品药品职业技术学院采购业务管理内部控制制度（讨论稿）

江苏食品药品职业技术学院采购业务管理内部控制制度（讨论稿）

第一章总则

第一条为规范学校采购行为，提高采购资金使用效益，促进廉政建设，维护学校合法权益，根据国家有关法规及上级相关文件精神，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条采购业务是指学校在教学、科研、管理等活动中，利用财政性资金和其它资金有偿取得产品（货物、工程）和服务的行为（包括购买、租赁、委托、雇用等）及其相关活动（如支付采购款项，与采购相关的招标业务）。

货物是指各种形态和种类的物品，包括材料、燃料、设备、产品、图书、教材和药品等；工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等；服务是指除货物和工程以外的其他采购对象，包括印刷，专业咨询，工程监理、工程设计、工程造价，审计，资产评估，招标代理，信息技术的开发设计，维护维修，保险，交通工具租赁，会议培训，物业管理和其他服务。

第三条采购形式包括政府采购和其他采购形式。政府采购是指学校使用财政性资金采购同级政府发布的集中采购目录以内或者采购目录以外限额标准以上的货物、工程和服务的行为；政府采购以外的其他采购形式，是指学校采购在集中采购目录以外且政府采购限额标准以下的货物、工程和服务的行为。

学校采购工作必须严格执行国家有关法律法规的规定，必须严格执行学校的规章制度。遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。

学校各院系、部门（单位）所有符合本制度第二条规定的采购行为，均适用本制度。

第二章组织机构及职责

第四条学校采购工作领导小组是采购工作的领导决策机构，采购工作领导小组由校长任组长，分管采购工作和监察工作的校领导任副组长，成员由党政办、计财处、监察室、资产处、基建办、后勤处、招标办等部门负责人组成。负责审定采购与招投标的内部管理制度；研究决定重大采购事项，审定采购计划、预算以及招投标范围、条件、标准和流程；督促采购实施机构办理采购与招标业务，协调解决采购与招标业务执行中的重大问题。

第五条学校采购工作领导小组下设采购管理办公室，挂靠招标办公室。学校招标办公室（简称招标办）是学校采购工作的组织实施机构，主要职责包括:拟定采购业务的内部管理制度及细则，编报采购预算，下达采购任务；汇总审核业务管理部门提交的采购计划、采购申请，按照有关规定确定采购组织形式和采购方式；实施学校可自行组织的采购与招标业务，审核招标办组织实施项目的采购合同，指导采购合同的履行和采购验收；妥善保管采购业务相关档案资料，定期对采购业务信息进行统计和分类，并在内部通报；建设和管理评标专家库，确定采购项目的评标（谈判）专家，审核采购经费支出，受理采购投诉，及时处理采购纠纷。

第六条学校采购项目承办部门作为采购工作的责任主体，在项目论证调研、项目申报、项目执行和项目绩效等方面负有主体责任。采购项目承办部门负责组织采购项目的调研、立项与审批工作，协助采购预算的编制，提出采购标的物的选型，提供采购项目的技术参数及方案，负责采购合同的拟订，组织采购项目的验收。

项目归口管理部门对项目进行规划指导，组织项目的校内评审，监督项目执行和项目绩效完成情况，根据需要参与或组织项目验收工作。

第七条学校监察室、审计处、计划财务处负责对采购程序和公开、公平、公正等原则的执行情况进行监督。监察室负责对评标小组人员名单的抽取进行监督，负责受理质疑和投诉，并对招标采购制度执行情况进行检查监督；审计处负责对基建和大型修缮项目的招标文件及合同进行审核，参与其他重大招标项目的资格预审及评标办法的审定，按照有关规定，对招标采购项目进行审计监督；计划财务处负责合同登记备案，对招标采购活动是否符合学校财务及相关管理制度的规定进行监督。

第八条采购项目的评标专家（技术、经济、法律等方面）和验收专家必须符合财政部门规定的要求，具有相关领域的工作经验，具备良好的政治思想素质，能坚持原则，秉公办事。

第九条学校采购活动各参与部门之间要相互协调，招标办应当加强对采购活动的管理，监察室、审计处、计划财务处要加强对学校采购活动的监督。

第三章采购业务的内容及风险

第十条学校采购业务的内容包括采购计划编制、采购预算编制、采购活动组织、采购验收和采购档案管理等，主要风险点包括:

    1.采购计划编制不科学，没有按照规定权限和流程审批，可能导致采购参数的制定缺乏公平公开透明的制衡机制和专业管理的风险；

    2.采购项目和预算安排不合理，采购与招标、资产管理、预算编制以及业务部门之间缺乏沟通协调，采购项目可行性论证不充分，重复立项，采购与实际需求脱节，导致资金浪费或资产闲置的风险；

    3.采购活动不规范，未按规定方式和程序招标、发布采购信息，甚至以化整为零或其他方式规避公开招标，对采购、招标缺乏有效的监督，导致影响学校正常业务活动开展的风险；

    4.采购验收不规范，付款环节审核不严格，实际接收产品与采购合同约定有差异，导致学校利益受损的风险；

    5.采购业务档案管理不善，售后服务信息缺失，导致学校无法享受应有的权利，造成学校利益受损的风险。

第十一条学校采购管理部门应当针对采购业务的主要内容和风险，结合实际情况，建立健全计划管理与采购预算、采购活动管理、供应商管理、采购验收管理和付款管理等内部管理制度，并采取有效控制措施，有效防范舞弊和预防腐败，确保采购的货物、工程和服务满足学校各项工作需要。

第四章采购计划与预算编制

第十二条学校所有采购项目必须编制采购预算。采购预算由使用部门提出申请，项目归口管理部门审核，招标办汇总，经学校同意后实施。未列入采购预算的采购项目，不能进行采购；情况特殊确需采购的，应追加或调整采购预算。使用部门未按规定进入采购程序，擅自进行采购的，财务部门不得付款。

第十三条学校采购预算由招标办牵头各业务归口管理部门组织实施。招标办应当加强对采购预算的管理，建立预算编制、采购和资产管理等相关部门（岗位）之间的沟通协调机制，实现部门之间的信息共享，避免出现重复购置或应购未购情况。

第十四条学校招标办应当会同相关业务归口管理部门，统筹安排采购计划，合理确定采购批次，提高采购效率，降低采购成本，并按规定的采购组织形式和招标方式执行，不得随意追加或调整采购项目。如确需追加或者调整的采购项目，经招标办分管领导同意后，按原采购审批程序执行。

第十五条属于政府集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务，报省、市政府采购中心组织采购；属于学校集中采购的项目，由学校招标办组织采购；属于各部门分散采购的项目，由项目使用或承办部门组织采购，但采购工作至少有3人及以上参加，并接受招标办的管理和业务指导；采购8万元以下1万元以上的货物和服务、20万元以下3万元以上的工程，分散采购部门应在招标采购系统中申请立项，做好采购活动记录并存档备查，并将采购资料和合同（协议）上传系统备案，项目的公告和中标信息在学校招标采购门户网上公示。

第五章采购方式与选择

第十六条学校应按照国家的法律、法规和规定，严格执行省级政府采购目录和限额标准，根据采购项目的特点，依法确定采购组织形式和采购方式。对达到公开招标限额标准的项目，必须实行公开招标，严禁拆分项目规避公开招标。

属于政府采购集中采购目录范围及达到政府采购限额标准以上的采购项目必须按规定程序，向省级或属地政府采购部门立项，并委托同级或属地政府采购中心或招标代理机构组织采购；工程项目达到限额标准的施工、勘察、设计、监理按规定要在同级建筑市场进行招标。未达到政府集中采购规定标准的，学校参照政府采购方式和程序自行组织采购。

第十七条学校招标办应当依法选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源谈判以及竞争性磋商等采购方式。

公开招标是指以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式。公开招标是项目采购的主要方式，数额较大的采购项目一般应实行公开招标采购。

邀请招标是指以投标邀请书的方式邀请3个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定供应商投标的采购方式。有下列情形之一的，经批准可以进行邀请招标：项目技术复杂或有特殊要求，只有少数潜在投标人可供选择的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的；法律、法规规定不宜公开招标的。

竞争性谈判是指公开邀请3家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。有下列情形之一的，经批准可以进行竞争性谈判：公开招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。

询价是指对公开邀请的3家以上供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。达到限额标准及以上的单项或批量采购项目，属于货物规格、标准统一且价格弹性不大的，经学校招标办批准，可以采用询价采购方式。

单一来源是指向特定供应商直接购买的采购方式。属于下列情形之一的，经招标办审核、分管采购工作的校领导批准，可以采取单一来源采购方式：只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代标的；原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购的；采购人有充足理由认为只有从特定供应商处进行采购才能促进实施相关项目目标的；学校认定的其他情形。采取单一来源采购方式的，应当将采购项目信息和唯一供应商名称在规定的媒体公示，重大项目单一来源采购，还应将专家论证结果一并公示。

竞争性磋商采购方式是指通过组建竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。

协议采购是指对通用项目按照政府采购协议供货的规定或通过公开招标择优定品牌、定价格（优惠比例）、定服务、定期限和定协议，向定点的供应商购买的方式。

第十八条符合公开招投标范围和标准的采购活动，学校必须组织公开招投标，并应当做好招标方案制定、招标实施机构选择与沟通等工作，防止公开招标可能产生的风险；选择非公开招投标方式的采购，应当按照规定的程序、流程严格履行审批程序。

第十九条委托代理机构进行采购行为（方案设计、造价编制、审计服务、招标代理、项目咨询等）时，应综合考虑代理机构的执业能力、管理水平和收费情况等择优选择，并与其依法签订政府采购委托代理协议，明确代理采购的范围、权限和期限等事项，不得影响、干涉或主导代理机构依法进行的采购活动。代理机构由学校招标办按规定程序选定。

第六章采购过程管理

第二十条采购项目应在具体实施前1个月内向招标办提出书面采购申请（申请在资产管理系统中完成，打印好履行审批手续），招标办经办人根据采购申请受理采购项目、拟定采购方案。属于学校集中采购的项目，招标办根据采购申请，核对采购预算后，确定采购方式，在采购系统中予以审核批准，进入招标采购程序。

第二十一条采购程序开始后原则上不得改变采购方式，项目承办部门因情况特殊需改变采购方式的，须以书面方式向招标办提出申请，按规定程序履行审批手续后重新下达采购任。

第二十二条属于公开招标采购和邀请招标采购方式的项目，按学校《招投标采购管理办法》组织实施。

第二十三条属于竞争性谈判、单一来源采购方式的项目，由招标办、使用人或项目承办部门、审计处等部门共同参与。

招标办负责人主持谈判，并推荐1名专家任采购小组组长，成员由使用单位与技术及经济方面的专家共3人及以上（单数）组成，技术与经济方面专家人数不得少于谈判组成员的2/3。技术及经济方面的专家在监察室的监督下由招标办从专家库中随机抽取。

对于通用设备等技术需求较低且采用符合要求的最低价法确定供应商的项目、询价项目或采购金额较小的项目，谈判及询价小组可由招标办、使用单位、项目归口管理部门组成。

第二十四条属于协议采购的项目，由招标办组织采购小组，成员由招标办、使用单位、项目归口管理部门组成。

第二十五条项目使用单位可向招标办推荐合适的供应商，但不得擅自确定供应商。若需预先设计采购方案的，使用单位不能单方面向委托设计单位作有关承诺，项目设计方案中不得设定影响采购公平的限制性条件。在采购过程中，设计单位与其它供应商同等对待。对专业性强、技术要求高、数额大的采购项目，须安排外出考察的，应在采购开始前进行。

第二十六条对时间紧、专业性强、技术要求特殊和不可预见因素较多的采购项目，项目归口管理部门要求简化采购程序的，需向招标办提交书面报告，并经分管采购工作的校领导批准。

第二十七条学校应当建立采购申请制度，依据采购的货物或服务的类型，确定归口管理部门，并明确职责权限及相应的请购程序。采购专业、大型设备应当经过可行性研究和专家论证，确保请购需求依据充分、采购项目参数公正可靠。

第二十八条学校应按规定要求做好采购信息公开工作，在指定的媒体上发布采购信息，提高采购活动的透明度。公开范围包括采购项目信息、监管处罚信息及法律、法规、规章规定应当公开的其他采购信息，发布的采购项目信息主要包括公开招标公告、邀请招标资格预审公告、中标公告等。

第七章采购合同

第二十九条凡学校集中采购项目，其供应商确定后，项目承办部门应在规定时间内拟订采购合同，按照学校《合同管理办法》规定的程序，以学校名义签订合同。

第三十条签订采购合同前，供应商应向招标办缴纳相当于采购项目金额5%至10%的履约保证金或出具等额的银行保函。供应商合同履行完毕，全额退还其交纳的履约保证金。

第三十一条项目承办部门应当在中标(成交)通知书发出之日起30日内，按照招标文件确定的事项，与中标(成交)供应商签订采购合同。

项目承办部门在拟订采购合同时，不得对采购货物、工程和服务的数量增加或减少，不得变更单价，不得随意添加或删减招标文件确定的事项，不得擅自变更、中止或者终止采购合同。

采购合同履行过程中，项目使用部门需追加与合同标的相同的货物、工程或服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原采购合同金额的10%。超过10%的，必须重新进行采购程序。因情况特殊需简化程序的，应由项目归口管理部门、项目使用单位、招标办及审计处会签。

第三十二条长期供货合同及以服务为标的的采购合同，合同履行的最长期限不得超过1年，合同期满后供应商能严格履行合同、市场变化不大的，由使用部门提出申请，项目归口管理部门同意，招标办审核后报学校批准，可续签合同，但续签合同不得超过2次。服务类的合同应以年度为周期进行考核，考核达标后方可续签。

第三十三条采购合同生效后，双方必须全面履行合同规定的义务，不得擅自变更或解除合同。确需变更合同的，须经审计处、招标办、项目归口管理部门、项目使用单位同意。

第三十四条参加招投标活动的供应商未能及时、足额交纳履约保证金或提供银行保函的，视为自动放弃中标权，并按有关规定将采购合同授予第二中标人或重新招标。

第三十五条因法律、法规或政策变化而导致合同规定的采购项目被终止的，采购合同解除，招标办应尽快向供应商说明解除合同的理由。

第三十六条因不可抗力事件导致合同全部条款无法执行的，合同一方当事人可终止合同的执行，但应在事件发生后5日内通知合同的另一方。不可抗力事件仅影响合同部分条款执行的，经合同当事双方协商，其他条款可继续执行。

第三十七条供应商应当按照合同约定履行义务，完成已签约的采购项目。不得向他人转让已签约的项目，也不可将已签约的项目肢解后分别向他人转让。

第三十八条各采购参与部门应当加强对采购合同的审查管理，对签订合同供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估，尤其是采取预付款方式的，应当按照规定权限和流程签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，经学校法律顾问审阅后签订。

第八章验收与付款

第三十九条项目使用和归口管理部门应建立严格的采购验收制度，加强对采购项目验收的管理。采购项目由项目承办部门成立采购验收小组组织验收，验收小组中经济、技术专家人数一般不少于采购验收小组成员总数的2/3。

验收小组按照采购合同约定的技术、服务、安全标准等，对供应商履约情况进行验收。验收应当签署验收报告书，验收报告书必须有验收小组组长及成员签字。大型仪器设备、专用设备和基建工程等，应组织专家验收或邀请有资质的质量检测机构参加验收工作。

第四十条验收合格后，供应商向招标办申请退还履约保证金，招标办审核同意后通知计财处退还履约保证金。未按合同履约的项目，违约处罚由项目承办部门提出意见，招标办会同项目归口管理部门、审计处按照采购法规和合同确定。

第四十一条招标办根据验收报告结论，通知计财处按合同支付价款，其中工程类项目付款还需附审计报告。

第四十二条计财处和资产处应当加强对新增国有资产的管理，在支付采购款项的同时，及时办理新增固定资产的登记手续。

第四十三条为确保资金安全，采购过程中原则上不支付预付款和进度款（基建工程项目除外），并在采购文件中注明。确因数额巨大（标的100万元以上的）、单一来源、进口设备等特殊项目需要支付预付款的，应当事先征得项目归口管理部门和招标办的同意，额度不得超过合同标的总额的50%。特殊情况需超过50%的，须经分管采购工作的校领导同意，同时供应商的履约保证金比例应相应调高。

第四十四条采购发票、合同、验收证明、资产入库单等相关材料是支付采购资金、办理资产交付使用的必要文件，应当及时传递给财务管理部门和资产管理部门，确保采购资金及时支付和资产及时入账。

财务管理部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件、付款审批程序、采购发票、验收证明、资产入库单等相关凭证和内容的真实性、完整性、合法合规性及有效性进行严格审核，审核无误后按照合同约定付款。

第九章采购监督

第四十五条学校监察室、审计处应当加强对采购活动的监督检查，其主要内容为：采购的法律、法规和政策的执行情况；采购项目的预算执行情况；采购方式和采购程序的执行情况；采购合同的履行情况；其他应当监督检查的内容。

第四十六条监察室、招标办发现正在进行的采购严重违反规定，可能给学校的公共利益造成重大损害或导致采购无效时，应及时报告采购工作领导小组，责令有关部门停止采购，并及时作出处理。如发现违规采购行为、采购验收不合格的项目以及人为规避本制度规定的，监察室、招标办应通知计财处拒付相应的采购款项。

第四十七条学校采购工作应当接受上级部门以及社会的监督。各学院（系部）、部门（单位）、个人、供应商均可对学校采购活动中的违法违规行为进行质疑和投诉。

供应商提出询问和质疑时，各单位或其委托的采购代理机构应遵循合法合理的原则进行答复，建立预防和沟通机制，依法消除争议、化解纠纷，尽量避免争议、纠纷升级。对供应商依法提出的询问应在3个工作日内作出答复；收到供应商的书面质疑后应在7个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商，但答复的内容不得涉及商业秘密。不得以任何理由拒绝答复供应商依法提出的询问和质疑。

第四十八条监察室负责受理有关学校采购的投诉，在收到采购供应商投诉书副本和监察室的投诉通知书后，各单位或其委托的采购代理机构应按规定做出书面说明，提交相关证据、依据和其他有关材料，不得无故拒绝配合或置之不理，必须在30日内将调查情况和处理结果答复投诉人。

第四十九条学校招标办应建立科学的供应商准入和评估制度，建立健全供应商管理信息系统，对供应商提供货物或服务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、财务状况等进行实时管理和综合评价，并根据评价结果对供应商进行合理选择和动态调整。

第五十条学校应当加强对采购业务的记录控制。妥善保管采购计划与预算、各类批复文件、招投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等资料，防止资料遗失、泄露。采购档案的保存期限按有关规定执行。

第五十一条学校在采购过程中出现异常情况，应当查明原因并及时处理，对不符合约定条件的货物或服务，相关部门依据检验结果办理退货、索赔等事宜。对延迟交付货物或提供服务造成学校损失的，监察部门应当督促采购部门按照合同约定索赔。对未能履行相应职责，给学校造成经济损失的，依据相关规定对直接责任人进行相应处罚。

第十章责任与纪律

第五十二条学校加强采购管理队伍专业化建设，配备数量足够、结构合理的专职人员负责采购工作。招标办会同监察室定期开展采购人员法律法规和业务知识培训，强化岗位责任和职业道德教育，增强依法办事和廉洁自律意识，提高业务能力，不断提升采购质量和采购效率。对采购活动中的严重违法行为和失信行为，要依法依规对相关部门和人员予以严肃处理。

第五十三条项目主管部门和使用单位应当严格遵守学校采购管理规定，未经批准擅自采购、化整为零的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由学校给予行政处分，并承担相应的经济责任。

第五十四条招标办与使用单位有下列情形之一的，采购无效，由学校采购工作领导小组责令改正，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由学校给予行政处分，并承担相应的经济责任：应当采用招标采购方式而未采用的；擅自提高采购标准的；与供应商违规串通的；中标通知书发出后，无正当理由不与中标人签订采购合同的；其他违反学校采购规定的行为。

第五十五条供应商有下列情形之一的，采购无效，2年之内，不得参与学校的采购活动：给学校公共利益造成损害的，应当承担赔偿责任：提供虚假材料，骗取学校采购供应商资格的；提供虚假投标材料的；采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与学校采购当事人员违规串通的；中标后无正当理由不与学校签订采购合同的；向学校采购当事单位和个人行贿或提供不正当利益的；擅自变更或终止采购合同的；其他违反学校采购管理规定的行为。

第五十六条供应商未按合同履约，严重影响学校教学、科研、管理秩序的，除按合同约定处罚外，视情节轻重，1-2年内不得参与学校的采购活动。

第五十七条学校采购部门工作人员、采购小组及验收小组人员，不履行本制度规定，徇私舞弊、玩忽职守的，视情节轻重，由学校给予相应的行政处分，并承担相应的经济责任。

第五十八条违反采购法规情节严重，构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。

第十一章附则

第五十九条学校出资设立的校办企业的采购行为参照本制度执行；学校使用社会组织及个人的捐赠款进行采购，捐赠人有约定的，从其约定。

第六十条本办法从公布之日起执行，由负责解释。

2、江苏食品药品职业技术学院招标采购管理办法

江苏食品药品职业技术学院招标采购管理办法（修订）

第一章总则

第一条为加强和规范我校各项采购及招标活动的管理，提高资金使用效益，保证项目质量，保护国家和学校利益，维护招投标当事人的合法权益，促进学校事业的健康发展，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》等有关规定，结合学校实际，特制订本办法。

第二条学校及所属的二级单位使用各类财政资金进行工程建设、货物或服务采购活动等，经费达到限额标准以上适用本办法。独立核算的校办企业参照本制度执行。

第二章招标原则及要求

第三条招标活动应当坚持公开、公平、公正和诚实信用的原则，任何人不得以任何方式干扰招投标工作。

第四条法律法规对政府采购、机电产品国际招标、科技项目等招标投标活动另有规定的，从其规定。任何单位和个人不得将依法必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。

第五条优质节支、清正廉洁原则。招标项目在保证质量的前提下，应力求降低成本，节约开支，廉洁办事，努力提高资金的使用效益，切实维护好国家和学校利益。

第六条按照统一、规范、高效的原则，校内所有招标活动实行统一管理，既要严格程序，同时也要注重成本效率。

第七条招投标办公室在招标过程中发售的招标文件按有关规定收取相应的费用，用于补偿印刷、邮寄的成本支出，所有费用由投标人直接交学校财务部门。

第三章机构设置及职责

第八条学校成立招投标办公室（以下简称招标办），负责学校招投标工作的组织和日常管理，具体职责如下：

1、贯彻招投标法律法规和方针政策，起草学校有关招投标的规章制度和具体实施办法；

2、按照相关规定确定招标方式，负责组织校内招标活动，包括审定招标申请书及招标文件，确认招标项目资金来源，发布招标公告及信息，接受投标报名，组织资格预审，发售招标文件，签收投标文件等；

3、负责组织开标、评标工作；

4、负责组织按规定纳入政府集中采购及委托代理机构采购项目的相关工作；

5、负责组织评标小组进行评标，建设工程类项目20万元以上，其他项目8万元以上的评标结果报校长办公会审定；

6、负责签发中标通知书，审核招标项目的合同；

7、接受使用部门及项目承办部门对中标单位具体表现的反馈意见；

8、协助处理招标工作中出现的商务纠纷等有关问题；

9、负责招投标文件资料的整理归档工作。

第九条监察室、审计处、计划财务处负责对招投标程序和公开、公平、公正等原则的执行情况进行监督。

1、监察室负责对评标小组人员名单的抽取进行监督，负责受理质疑和投诉，并对招标采购制度执行情况进行检查监督；

2、审计处负责对基建和大型修缮项目的招标文件及合同进行审核，参与其他重大招标项目的资格预审及评标办法的审定，按照有关规定，对招标采购项目进行审计监督；

3、计划财务处负责合同登记备案，对招标采购活动是否符合学校财务及相关管理制度的规定进行监督。

第十条项目使用部门负责招标工作的技术性事项，编制招标文件（需绘制施工图、工程量清单及编制标底的应同步完成），代表学校按招标结果签订合同并履行合同。具体职责有：

1、按照标采购管理办法的规定，做好招标前期的项目申报立项、可行性研究、方案设计、样品选择等相关准备工作；

2、起草投标人资格条件及招标文件（含技术参数及评标标准等）；    

3、作为技术评委列席评标活动，并对技术参数的符合性进行审查确认；

4、负责招标文件的答疑；

 5、负责与中标单位商务洽谈、签订合同，对合同技术性条款进行审核，监督合同执行过程，办理退还履约保证金等合同事项；

6、组织对项目进行验收，处理维护保障事项；

 7、对项目完成后的资料进行整理，并将项目验收材料交由国有资产管理处统一归档。

第四章招标范围与方式

第十一条学校各部门、各单位项目估算金额在限额（建设工程20万元、其他项目8万元）以上的项目，均需纳入学校招标范围,由招标办统一进行招标管理，包括：

1、基建、改扩建、修缮、装饰、安装、道路、园林绿化、网络等工程以及基建主材；

2、设备、仪器、器材、家具、办公用品、医疗用品、大宗物资、体育军训物资、图书、期刊、资料、电子资源等；

3、勘察、设计、咨询、监理、审计、评估、劳务、软件开发等委托服务项目；

4、经营用房出租、营业场所承包、校内保险、福利用品、餐具、燃料及国有资产处置等。

不属于招标范围内的采购项目及限额以下的采购项目，由各部门自行组织采购，但必须成立3人以上的采购小组。签订合同的，将合同交由计划财务处登记备案；未签订合同的，办理财务付款手续时应将采购方案、采购小组人员名单（附本人签名）和询价采购记录等附在报销凭证后面，作为报账的依据。属于政府采购目录内协议供货（含定点采购、网上商城采购）的项目须在当年政府采购指定供应商内选择。

第十二条根据《苏财购〔2012〕20号》的规定：购置台式计算机、便携式计算机和打印机（包括含带有打印功能的多功能一体机）实行批量集中采购；批量采购金额在20万元以下的，可选择省级政府采购网上商城采购。

台式计算机、便携式计算机、打印机每季度集中采购一期。台式计算机、便携式计算机、打印机于每个季度的第一个月的30号前，进行采购计划申报。该类采购起点为一台，由国有资产管理处汇总各部门需求后统一采购。

第十三条招标办应依法根据江苏省财政厅当年公布的集中采购目录和相关法律法规组织学校招标采购工作，并接受校监察室、审计处的监督。学校采购管理实行政府集中采购和校内采购相结合的采购模式。

1、政府集中采购。凡是属于当年度《江苏省政府集中采购目录及政府采购限额标准》范围内的采购项目，应依法委托政府集中采购代理机构进行采购，进入政府招标采购流程。对于政府集中采购目录之外的采购项目，根据本办法规定及采购项目的实际情况，由招标办组织校内采购，或委托政府集中采购代理机构及专业招标代理机构进行采购。

集中采购项目由政府集中采购代理机构确定的招标方式，负责发布招标公告、制作标书、组织开评标会议和公示中标单位等，完成全部采购招标工作。

2、校内采购。《江苏省政府集中采购目录及政府采购限额标准》之外的采购项目，由学校招标办组织校内招标，进入学校招标采购程序。校内采购项目采用“公开招标”、“邀请招标”、“竞争性谈判”、“单一来源采购”、“询价采购”等方式。

第五章招标采购的工作程序

第十四条进行招标采购的项目必须符合《江苏食品药品职业技术学院财务管理制度》中有关预算管理的规定，相关采购部门必须严格执行国家有关法律法规及各项规章制度，在招标办组织下，按照规定程序进行操作。

根据《江苏省依法必须招标项目招标信息发布规定》（苏发改法规发[2007]436号）招标办负责的项目，招标公告应在学校校园网和《江苏建设工程招标网》（www.jszb.com.cn）、《中国招投标网》（www.infobidding.com）和《江苏省招标投标网》（www.jstba.org.cn）三家指定网站上发布；各部门自行招标采购的项目，招标公告应在学校校园网上发布。

第十五条招标项目立项审批

1、提交项目招标采购申请。项目使用或管理部门应成立项目采购工作小组负责有关采购事宜，并提交书面的项目招标采购申请，内容主要包括：采购人名称、采购项目及其简介；采购数量、价格、规格与主要技术及质量要求；项目完成期限或交货、提供服务时间；主要合同条款及协议书内容；图纸、格式附录等招标相关资料和技术文件的要求；评标标准、方法；资金来源等，并由项目工作组和相关负责人分别签署意见后加盖使用或管理部门公章。项目招标采购申请须附资产系统打印的申请单。

2、采购项目的审批。项目采购招标申请表须经项目管理部门审核立项并批准；计划财务处审核预算资金安排情况；招标办依据相关规定确定采购方式，并签署意见。特殊采购项目需报校长办公会或党委会批准。为维护招标工作的严肃性和公正性，在项目招标申请表审批完成以后，任何个人和部门原则上不得更改招标的项目和内容，也不得办理撤单或撤标事宜。

第十六条确定采购方式

1、所有的校内采购项目由招标办依据有关规定确定采购方式。建设工程50万元以上、服务和货物采购项目20万元以上，原则上要采用公开招标方式进行采购。对因特殊情况无法实施公开招标的项目，必须经招标办分管院领导批准后，方可采用邀请招标、竞争性谈判、询价等3种方式采购（备选供应商一般不得少于三家）。

2、单一来源采购方式须符合以下条件之一：①只能从唯一供应商采购的；②必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额的10%；③发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。

3、校内部门申请采用单一来源采购方式需经以下程序：①部门就采用单一来源方式提出申请，陈述具体理由，负责人签字（二级院系须经党政联席会议讨论通过）；②招标办会同相关职能部门对申请报告进行审核鉴定；③分管校领导审签；④报校长办公会或党委会批准。

4、政府集中采购范围内的项目申请单一来源采购的还需报江苏省财政厅采购处审批。

5、凡采用单一来源采购方式的项目均需填写《江苏食品药品职业技术学院单一来源采购申请表》。

6、跟标。是指项目经过招标后短时间（三个月）发生招标的，若期间市场价格无明显波动，由项目承办部门提出申请，经审计处和招标办同意后，可以采用跟标方式并参照上一次招标情况签订补充合同，所签订的补充合同不得改变原合同的其他条款且金额不得超过原合同金额的10%。

第十七条发布招标公告。校内采购项目由学校招标办在接到采购人的招标文件确认稿的3个工作日内，通过校园网或其他媒体统一向社会发布招标公告，以保证招标信息公开。招标公告应当公告的主要内容有：采购人的名称、地址和联系方式；招标项目的名称、用途、数量、技术要求或者招标项目的性质；供应商资质要求；获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价；投标截止时间、开标时间及地点。

第十八条采购资格预审。所有招标项目应由招标办会同项目管理部门、项目使用部门，对投标人递交的资格预审申请文件进行审查,并将预审结果通知投标人。基建及大型修缮项目、其他重大项目的资格预审应由审计处参加。

第十九条组织现场考察。对于重大或者复杂的项目，项目管理部门、使用部门向招标办提出申请，报经分管院领导批准后，应组织相关人员对招标人（供应商）资质及履约能力情况进行现场考察。考察由使用部门组织，必要时可以由国有资产管理处、项目管理部门、监察室、审计处人员参加。

第二十条召开答疑会议。采购人认为有必要对招标文件中的有关问题进行澄清时，可以针对项目的具体问题召开答疑专题会议。同时应将答疑会议的实质内容以书面形式通知每一个已领取采购文件的供应商，并在校园网上发布相同的信息公告。

对较为复杂的安装、调试货物类或工程类采购项目，招标办应组织供应商到项目实施现场进行实地勘察，并对供应商所提出的有关问题，以书面形式通知每一个已领取招标文件的供应商，做出明确答复。

第二十一条成立评审小组。对采用公开招标或邀请招标方式的项目，须成立评标工作小组；对采用竞争性谈判方式或单一来源方式的项目，需成立谈判小组；对采用询价采购方式的项目，须成立询价小组。以上各评审小组一般由技术、经济专家3～7人单数组成，由监察室监督、招标办从学校招标采购评审工作专家库中抽取。与投标人有利害关系的人员不得进入相关招标项目的评标小组。重大或复杂的项目应聘请校外专家参与评标活动。

第二十二条接收投标文件和组织开标工作会议。招标办工作人员应在公告中规定的递交投标文件截止时间前，收取供应商提交的投标文件和投标保证金。对截止时间后供应商提交的投标文件，一律不得接受。

在投标截止时间后，符合开标条件的项目，原则上立即组织开标，开标时，由工作人员当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容，并由提交投标文件的供应商当场确认唱标结果，对不肯确认者，视为自动放弃。开标过程应当形成记录，并纳入档案管理。

对于不符合开标条件的项目，原则上按流标处理，重新组织招标；对有特殊原因的项目，可由使用或管理部门申请，报招标办分管院领导同意，方可变更采购方式，继续开标。

第二十三条组织评标会议。评标会议由招标办组织，由专家评委独立评审。招标办应在招标文件规定的时间、地点，组织评标小组按照招标文件确定的评标标准和办法对投标文件进行评审。评标小组完成评标后，应当提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人或者直接确定中标人。评标方法采用综合评标法、合理低价法、最低评标价法以及法律法规允许的其他评标方法。

第二十四条公布评标结果。中标供应商确定后，须及时向全体投标人公布评标结果，并将评标结果在指定媒体或学校主页上公示，接受社会监督。公示期满方可向中标人发出中标通知书。中标人一经确定不得更改，如果流标或者中标人主动放弃中标资格，学校将重新组织招标工作。

第二十五条签订合同。在招标办负责范围内的项目，项目承办部门应在中标通知书发出15日内按照中标通知书、招标文件、澄清承诺材料和投标文件等，与中标人订立书面合同，并将书面合同送招标办审核后报计划财务处登记备案并加盖合同专用章；使用部门自行采购签订的合同（协议），直接报计划财务处登记备案并加盖合同专用章。合同文本一式五份，项目承办部门、招标办、审计处、计划财务处、中标人各一份，由项目承办部门到计划财务处登记备案后，分别送达相关部门。

中标人不愿签订书面合同或中标人自动放弃中标的，投标保证金不予退还并取消其中标资格。

第二十六条招标项目验收与资料归档。依据与供应商签订的合同，由使用部门、资产归口管理部门等共同对供应商履约进行监督，验收人员应在验收单上签署意见并作为结算的凭证之一。

项目经办人应在招标项目验收完成以后，及时将采购合同与验收资料完整地移交招标办。

第二十七条款项结算与支付。招标项目款项须在项目结束验收后结算。计划财务处付款必须凭符合规定的项目合同、项目验收结算单等相关凭证付款。对合同约定实行分期付款的项目，计划财务处应对项目承办部门提出的付款申请进行严格审核，按合同约定的进度付款。

第六章招标采购工作纪律

第二十八条学校招标采购制度是学校内控制度的有机组成部分，是对事业经费支出的监督和管理，为了确保招标采购工作的效率和质量，对学校的招标采购工作纪律作出如下规定：

1、严禁将必须进行招标的项目化整为零或以其他任何方式规避招标；

2、严禁将应当采用公开招标方式采购的项目，擅自决定采用其他方式进行采购；

3、不得以任何理由拒绝有关职能部门依法实施监督检查；

4、不得接受投标人（供应商）的旅游考察和请客吃饭，不得收受与索取投标人的财物或者获取其他不正当利益；

5、不得在开标前泄露可能影响到公平竞争的任何招标投标信息；

6、评标委员会成员如与投标人有利害关系的，可能影响对投标公正评审的，应当回避；

7、不得擅自提前开启标书、随意确定中标人；

8、不得透露对投标文件的评审比较、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况；

9、严禁与中标人擅自签订与招标文件、澄清材料、投标文件内容有实质性差异的合同，也不得随意签订增补、变更等方面的经济合同；

10、不得在招标项目的验收中，降低项目验收的要求和标准，庇护劣质工程和劣质产品；

11、不得违反合同规定和超进度办理款项支付；

12、不得违反国家明令禁止的其他有关招标的各种规定。

如出现上述违纪违规现象，由相关职能部门按学校有关规定责令限期整改，直至重新招标，并视情节追究相关人员责任。

第七章附则

第二十九条本管理办法自2016年11月1日起施行，由学校招标办负责解释。